Mahnungen fr berf„llige Zeitschriftenhefte ============================================ Vorbereitungen -------------- 1. Lieferantencode Wer die magere Version ZABA anwendet, die nur Bands„tze, aber keine Abos„tze hat, muá in die Titels„tze den Lieferantencode schreiben oder aber in jeden Bandsatz. (D.h. auch: Lieferantens„tze sind notwendig - das Programm kann ja sonst keine Adressen auf die Mahn- schreiben setzen.) Kurz: Im Titelsatz muá so etwas stehen wie #9DBjKIEP falls KIEP der Code des Lieferanten ist, oder in jedem Bandsatz entsprechend etwas wie #9DBBljKIEP 2. Heftanzahl Mahnen geht nur, wenn im Bandsatz die Anzahl der Hefte pro Jahrgang steht, also das Unterfeld $9DC$w belegt ist. 3. Mahntexte Die Dateien zmahndeu.rtf und zmahneng.rtf editieren und auf Wunsch frei gestalten. Wenn die Word-Serienbrieffunktion zum Einsatz kommen soll, auch die Dateien zmahndeu.doc und zmahneng.doc. Darin eingebettet sind Felder fr die Angaben zur Zeitschrift, die jeweils vom FLEX z-mahn.flx vorbereitet werden. 4. Indexparameter Zur Indexierung des Mahndatums muá eine neue Zeile in cat.api. Sie ist in der DEMO2-Version enthalten und sieht so aus: #9DB O y2 "|:ZM" P{ 8 } Mahndatum nchst. Heft 5. Anzeigeparameter Fr ZAboM wird d-krtf.apr mit d-k.apt empfohlen, andere Parameter sind wenig brauchbar. Spezifische Žnderungen fr das Mahnwesen gibt es in diesem Bereich aber nicht. Danach arbeitet man zun„chst weiter wie gewohnt! Konzept ------- ZAboM kommt frs Mahnen ansonsten mit einer einzigen Angabe aus: O in der #9DB im Bandsatz. (Groábuchstabe O, nicht Ziffer Null) Man hat darin etwa dieses: #9DB...O20081012/5 Und das bedeutet: Heft 5 dieses Bandes ist ab 12.10.2008 zu mahnen (wohlgemerkt: nicht zu erwarten, sondern zu mahnen!). Gesetzt wird diese Angabe bei Registrierung von Heft 4 (in z-heft.flx), also automatisch im Arbeitsgang des Heftzugangs. Kommt Heft 5 innerhalb des Zeitraums bis zu dem Datum, wird $O berschrieben durch das Datum frs n„chste Heft! Kommt es nicht, wird man am oder ab 12.10. mahnen (das macht z-mahn.flx). Indexiert wird das Mahndatum in Reg. 10 unter ZM. (Wird es im Bandsatz durch ein neues ersetzt, „ndert sich der Eintrag im Reg. automatisch!) Aber wie errechnet sich das Mahndatum? Ganz einfach: In #9DC$w steht (im Abo- wie auch im Bandsatz), aus wievielen Heften der Band (= Jahrgang) bestehen soll. Das sind meistens 12, manchmal 6 oder 4 oder 24. Daraus ergibt sich dann, wieviele Tage Abstand ungef„hr zwischen dem Erscheinen von zwei Heften liegen. Kommt heute ein Heft und werden 12 im Jahr erwartet, kommt das n„chste vermutlich in ca. 365/12 = 30 Tagen. Mit dem Befehl "Day" kann man 30 auf das aktuelle Datum addieren, dann noch eine konstante Karenzzeit von z.B. 8 Tagen drauf und man hat das Mahndatum! (Die Karenzzeit wird als Variable $Mahnk in zabom.inc vorbesetzt.) $w im Bandsatz ist deshalb Vorbedingung, damit es klappt. Der FLEX z-mahn.flx liest dann, wird er am 12.10. oder sp„ter gestartet, alle Eintr„ge unter ZM bis zum 12.10. einschlieálich und zeigt die Liste der Bands„tze, d.h. die Titel dazu. Jeden dieser Bands„tze kann man ausw„hlen und mit Alt+7 die Funktion "Mahnung" aktivieren, dann wird der Mahnbrief dafr ausdruckfertig angezeigt. Will man auf schriftliche Mahnungen verzichten, kann man sich immerhin mal die Liste der berf„lligen Hefte zeigen lassen und berlegen, bei welchen Zeitschriften man in welcher Weise t„tig werden sollte. Weitere Vorbereitung: --------------------- In der Datei zabom.inc mit den lokalen Einstellungen mssen zwei neue Werte gesetzt werden, bevor man mit dem Mahnen beginnt: $Mahnk 8 // 8 Tage Karenzzeit $Mahnt k // Nur Kaufzeitschriften, d.h. k in #9DC$k (A setzen, wenn alle gemahnt werden sollen) Vorg„nge im Detail ****************** Setzen des n„chsten Mahndatums (in z-heft.flx ("Heftzugang")) ------------------------------ Nach dem Eintragen des Zugangs von Heft 9 kommt eine Angabe zum Best„tigen: Heft 10 wird gemahnt am 20080827 - OK? (Nein: Datum „ndern, Abbruch: nicht mahnen) Wenn Nein gesagt wird, kann man hintereinander die Heftnummer und das Datum noch „ndern. Bei "Abbruch" wird kein Mahndatum gesetzt, also entsteht auch kein ZM-Eintrag im Index. Danach geht es weiter mit dem Umlauf, wie gehabt. Im Einzelfall kann man also stets leicht das Datum hinausschieben oder knapper setzen, statt vom Programm ganz stur immer nach Schema F das Datum vollautomatisch setzen zu lassen. Dadurch ist man bei dieser doch sensiblen Sache hinreichend FLEXibel. Natrlich gibt es viele Arten von Sonderf„llen! Diese auch nur einiger- maáen weitgehend automatisieren zu wollen wrde aber eine viel h”here Komplexit„t bei der Voreinstellung und Behandlung der Frequenz und der Fristen erfordern, und da ist es schon sehr die Frage, ob sich das lohnen wrde. Das eigentliche Mahnen ---------------------- Zwei Dinge sind dazu n”tig 1. Bildung der Ergebnismenge (zu mahnende Hefte) 2. Produktion der Mahnbriefe, Vorlagen zmahndeu.rtf und zmahneng.rtf fr Einzelmahnung, zmahnxxx.doc f. Word-Serienbrief a) ad-hoc Einzelmahnung mit Alt+7 (Brief erscheint im Anzeigefeld) b) alle Mahndaten als Datei ausgeben: "Mahnungen" im ZAboM-Men Zu 1.: Das ist ziemlich einfach. Mit dem Suchbefehl find |: ZM2000---ZM20080828z findet man alle Bands„tze, deren Mahndatum bis einschlieálich 28.8.2008 gesetzt ist (statt dessen das aktuelle Datum nehmen). Automatisch passiert das, wenn man auf dem ZAboM-Men den Punkt "Mahnungen" w„hlt: alle F„lle bis einschl. des aktuellen Datums werden dann gesucht. Zu 2.: In einem Bandsatz stehen folgende Angaben, die gebraucht werden: #9DA$J : IdNummer des Abo-Satzes (wo der Lieferant drinsteht) ODER Lieferantencode im Titelsatz als #9DB$j (ZABA) ODER #9DB$j Lieferantencode direkt im Bandsatz #9A : Lieferantensatz: $n Name, $k Person, $a Adresse #9DA$T : IdNummer des Titelsatzes (um den Titel zu besorgen) #9DG$Y : Bandangabe (Jahrgang/Bandnummer) #9DB$O : N„chstes Mahndatum / zu mahnende Heftnummer Im FLEX z-mahn.flx werden diese Angaben zusammengesetzt und dann a) der jeweilige RTF-Text angezeigt mit eingebetteten Variablen b) mit den Parametern zmahn.apr eine .TAB-Datei fr Word erstellt, die man fr den Serienbrief nutzen kann. Das Muster dafr ist zmahndeu.doc bzw. zmahneng.doc.